2.4 Buchungen (Bookings) verwalten

Sobald eine deiner Sponsoring-Anfragen vom Veranstalter akzeptiert wurde, wird sie zu einer Buchung (Booking). Der Menüpunkt "Bookings" ist deine Kommandozentrale für alle bestätigten und aktiven Sponsoring-Partnerschaften. Hier geht es nicht mehr um Verhandlung, sondern um die erfolgreiche Durchführung.

Die Phasen einer Buchung:

Die Buchungsübersicht ist in Phasen unterteilt, die den Lebenszyklus eines Sponsorings widerspiegeln:

  • All: Zeigt alle deine Buchungen, unabhängig von ihrem Status.

  • Preparation: Dies ist die Phase vor dem Event. Alle Buchungen, bei denen die operative Vorbereitung läuft (z.B. Materialien bereitstellen, Zahlungen leisten), befinden sich hier. Dies ist der wichtigste Tab für die aktive Planung.

  • Follow-Up: Die Phase nach dem Event. Hier geht es um die Nachbereitung, wie z.B. das Warten auf den finalen Report des Veranstalters.

  • Completed: Die Buchung ist vollständig abgeschlossen. Alle Leistungen wurden erbracht, alle Zahlungen getätigt und alle Reports erhalten.

Warum diese Phasen-Unterteilung?

Ein Sponsoring ist ein Projekt mit einem klaren Anfang und Ende. Die Unterteilung in "Preparation", "Follow-Up" und "Completed" schafft eine klare Struktur und hilft dir, den Überblick zu behalten. Du weißt jederzeit genau, welche Sponsorings deine sofortige Aufmerksamkeit für die Vorbereitung benötigen und bei welchen du auf die Ergebnisse nach dem Event wartest. Dies reduziert die Komplexität und stellt sicher, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden.

Die Buchungs-Tabelle

Jede Zeile in der Tabelle repräsentiert eine aktive Partnerschaft und enthält folgende Informationen:

  • Event: Name und Bild des Events, das du sponserst.

  • Opportunity: Das spezifische Sponsoring-Paket, das du gebucht hast.

  • Addons: Eventuelle Zusatzleistungen, die vereinbart wurden.

  • Status: Zeigt den allgemeinen Zustand der Buchung an (z.B. "Active").

  • Fulfillment Date: Das Datum, an dem das Event stattfindet und die Sponsoring- Leistung erbracht wird.

  • Created: Das Datum, an dem die Buchung bestätigt wurde.